2　各課長(会計管理者の権限に属する事務については、会計係長)は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

2　主任は、各課の職員のうちから、当該課の課長が命ずる。

2　各課に次の簿冊を備える。

2　文書整理番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終る。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に各課長において必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3　条例、規則、告示、公示及び訓令の文書は、暦年によって毎年それぞれ順位番号をつけ、条例等台帳(様式第8号)に登載しなければならない。

2　勤務時間外に到着した文書は、市貝町役場当直規程(昭和37年規程第3号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除きすべて係に引継がなければならない。

3　料金が未納又は不足の文書は、その料金を支払い、受領することができる。

4　異議申立書、当選承諾書その他到達の日時が権利の得喪に関係のあるものは、当該文書の封筒又は当該文書に日時を記入し、認印を押印しなければならない。

2　係は、受領した封書で主務課が不明なものは、当該封筒を開封することができる。

3　数課に関係のある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

4　他課に配布すべきものと認められる文書又は物品の配布を受けた課の課長又は主任は、速やかに当該文書又は物品を返付しなければならない。

2　前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の余白に収受日付印(様式第9号)を押印するとともに記号及び番号を記入し、文書処理簿に収受年月日、件名、記号、番号、発信者名、受信者名その他必要な事項を記載しなければならない。

3　軽易な文書は、当該文書の余白に収受日付印を押印しなければならない。

4　秘密文書は、開封せず、封皮の左下に収受日付印及び「(秘)」の朱印を押印し、記号及び番号を記入し、文書処理簿に収受年月日、記号、番号、発信者名、受信者名、秘密文書である旨の表示その他必要な事項を記載しなければならない。

5　通貨、金券及び物品を添付した文書は、第2項による取扱いのほか、その文書の欄外に「通貨、金券添付」又は「物品添付」の朱印を押し、軽易な文書を除き、文書処理簿にその旨を表示しておかなければならない。

6　異議申立書、当選承諾書その他到達の日時が権利の得喪に関係のあるものは、収受日付印を押印するほか到達日時を明記するとともに、文書処理簿に到達の日時を記載しなければならない。

7　収受文書のうち、同一事案で1度に多数収受する文書にあっては、第2番目以後の文書から文書処理番号補助簿を用いるものとする。

2　文書に添付された通貨又は金券は、金券配布簿に、これが添付されていた文書の記号及び番号並びに通貨、金券の別及び金額を記入したうえ、会計管理者に交付し、受領印を徴さなければならない。

3　文書に添付された物品は、物品配布簿にその種類又は品名及び数量を記入したうえ、会計管理者又は担当者に交付し、受領印を徴さなければならない。

2　重要又は異例の文書については、その処理に先立って町長又は副町長の指示を受けなければならない。

3　配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って、関係課に合議しなければならない。

2　起案は、口語体並びに常用漢字及び現代かなづかいを用い、文章は、平明簡易、字画は、明瞭にしなければならない。

3　電報案は、特に簡明を旨とし、案文にふりがなをつけ、余白に総字数を記入しなければならない。

4　内容の不備等により差出人に返付を要する文書は、その理由を付せん用紙(様式第12号)に記入し、関係課長が押印したうえ、主任に返付し、主任においてその旨を文書処理簿に記載した後、差出人に返付する。

2　機密を要するものは、右上欄外に「(秘)」の朱印を押し、機密の保持に留意しなければならない。

3　発送文書中特に発送の日付を指定しようとするものについては、回議書の発送の欄にその旨を明記しなければならない。

2　課長は、案を審査し、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正したうえ、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは副町長に、又は副町長を経て町長に提出する。

3　他課に関係のあるものは、副町長に提出するに先立って、関係課に合議する。

4　合議を受けた関係課において、異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議のある課において、異議の要旨を記載した紙片を添付して主務課に返付する。この場合においては、主務課は、上司の指示を受けなければならない。

5　町長又は副町長は、必要と認めるものは、主務課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは副町長又は町長が決裁する。

6　回議又は合議をうけた旨は、回議用紙に記載された所定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。

7　回議書を訂正する場合においては、訂正者は訂正個所に押印しなければならない。

8　町長又は副町長は、決裁を終ったときは、直ちに回議書を主務課の主任に交付する。

9　決裁の終った回議書で町長の出席、参加等に関するものについては、総務課長の閲覧を受けなければならない。

2　決裁の終った回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立って、これを関係課に回示しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が、合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、また同様とする。

3　再回を受けた文書は、直ちに処理し、要求者が閲了年月日を記入のうえ主務課に返付しなければならない。

4　他課に合議した回議書が廃案となったときは、その旨を関係課に通知しなければならない。

2　浄書は、かい書体を用いる。

3　浄書が終ったときは、浄書者が原議の「浄書」の欄に押印しなければならない。

4　浄書は、原則として決裁の終った日に行わなければならない。

5　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては施行の日による。

6　浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議の「校合」の欄に押印しなければならない。

2　電報は、頼信紙に記入し、原議を添えて主任に提出しなければならない。

3　主任は、前2項の規定により、文書の提出を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の適否、浄書及び校合印の有無、決裁年月日等を審査し、文書処理簿に未登載のものは、軽易文書を除き新たに記号及び番号を付し、文書処理簿に件名、記号、番号、名あて人、発信人その他必要な事項を記載するとともに、原議に記号及び番号を記入しなければならない。

4　浄書した文書には、主任において、市貝町公印規程(昭和63年訓令第5号)の定めるところにより、公印を押し、特に必要がある場合は、原議と契印するとともに、記号及び番号のあるものは、これを記入する。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

2　係は、前項の規定により送付を受けたときは、発送の日時の指定のあるものはその日時に、その他のものは速やかに発送しなければならない。

3　使送による文書は、使送者に渡し、受領印を徴さなければならない。この場合使送者は、速やかに使送するとともに使送先の受領印を要するものについては受領印を徴し、係に提出しなければならない。

2　担当係長及び担当係は、常に文書の処理状況を掌握し、処理の促進に努めなければならない。

2　一度完結した文書に係る事項について、再び処理を要することとなったときは、新たな記号及び番号を付して処理するものとし、この場合においては、文書処理簿の新旧両欄に、その旨を表示しなければならない。

2　前項の保管期間は、保存期間に算入する。

2　特に必要のある文書で、前項の規定にかかわらず主務課において保管を必要とするものは、係と合議のうえ、主務課において保管することができる。この場合において、保管の必要がなくなったときは直ちに係に引き継がなければならない。

2　各文書の保存年限の指標は、おおむね別表のとおりとする。

3　秘密文書は、別冊としなければならない。

2　書庫の出入りについては、係の指示に従わなければならない。

3　書庫は、開閉を厳にし、その鍵は、係において保管する。

4　書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。

2　文書の借覧期間は、3日以内とする。ただし、係の許可を得て延長することができる。

3　係は、借覧期間内においても必要があると認めるときは、借覧に供した文書の返還を求めることができる。

4　借覧文書は、いかなる理由があっても、抜取り、取換え、差入れ、又は他人に貸与してはならない。

2　保存期間の満了した文書であっても主務課長から要求があったとき、その他必要と認めるときは、更に期間を定めて保存しなければならない。

2　電話又は口頭で申出による事件で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与え、所定の手続きによらなければならない。

この訓令は、昭和53年1月1日から施行する。ただし、会計関係文書については、昭和53年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。