○市貝町個人情報等取扱規程
平成28年12月1日
訓令第6号
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、市貝町における個人情報等の取扱いに関する基本的な事項について定めることにより、適正かつ安定的な事務執行の確保を図るとともに、個人の権利及び利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の定義は、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条及び第60条の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括責任者)
第3条 市貝町に総括責任者を1人置くこととし、副町長をもって充てる。
2 総括責任者は、保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する任に当たる。
3 総括責任者に事故あるとき、又は総括責任者が欠けたときは、総務課長がその職務を代理する。
(保護責任者)
第4条 保有個人情報等を取り扱う各課等に、保護責任者を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。
2 保護責任者は、各課等における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。
(監査責任者)
第5条 市貝町に監査責任者を置くこととし、企画財政課長をもって充てる。
2 監査責任者は、市貝町における個人情報等の管理の状況について監査する。
(事務取扱担当者)
第6条 保護責任者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定する。
2 保護責任者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
(各課等の管理体制)
第7条 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 職員(臨時職員及び嘱託職員を含む。以下同じ。)が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護責任者への報告連絡体制及び対応
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護責任者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)
第8条 総括責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡調整を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
2 委員会の庶務は、総務課において処理する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第9条 総括責任者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 保護責任者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括責任者及び保護責任者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定する。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正を行う。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護責任者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判別が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第16条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第17条 職員は、番号法及び市貝町個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第25号。以下「個人番号条例」という。)に定めた事務以外に個人番号を利用してはならない。
(特定個人情報の照会の制限)
第18条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法及び個人番号条例で定める場合を除き、個人番号の照会をしてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法及び個人番号条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第20条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 職員は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する場合は、第三者が閲覧できないような対策を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保
(アクセス制御)
第22条 保護責任者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護責任者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第23条 保護責任者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第24条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の保有個人情報等がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第25条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システム管理者権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 保護責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第27条 保護責任者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(暗号化)
第28条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
(バックアップ)
第29条 保護責任者は、保有個人情報等のバックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第30条 保護責任者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末機器の限定)
第31条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末機器の盗難防止等)
第32条 保護責任者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、端末機器を外部へ持ち出してはならない。
(第三者の閲覧防止)
第33条 職員は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第34条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の端末機器等への接続の制限等の必要な措置を講ずる。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第35条 保護責任者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の管理、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 保護責任者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化に入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護責任者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第36条 保護責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置等の措置を講ずる。
2 保護責任者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 業務の委託等
(業務の委託等)
第37条 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市貝町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられているか否かについて、あらかじめ確認する。
(委託先の監督)
第38条 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、「委託を受けた者」において、市貝町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
(再委託の取扱い)
第39条 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られていることを確認した後に再委託の許否を判断する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第40条 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護責任者に報告する。
2 保護責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。
3 保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。
5 総括責任者及び保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第41条 町長は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第42条 監査責任者は、個人情報等の適切な管理を検証するため、各課局における個人情報等の管理の状況について、定期及び必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。
2 監査責任者は、前項に規定する監査の実施に当たり、各課局の長に対し、必要な協力を求めることができる。
(点検)
第43条 保護責任者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第44条 総括責任者及び保護責任者は、点検の結果等を踏まえ、保有個人情報等の適切な管理のため必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第11章 雑則
(その他)
第45条 この訓令に定めのない事項については、市貝町情報セキュリティポリシー(平成15年3月制定)等の定めるところによる。
附則
この訓令は、平成28年12月1日から施行する。
附則(平成30年3月1日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月13日訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。