市貝町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

○市貝町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年11月8日

告示第48号

(目的)

第1条　この要領は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務について、法、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「政令」という。)、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)、住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日法務省民事甲第2671号、自治振第150号等法務省民事局長、自治省行政局長から各都道府県知事あて通知)、住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)に定めるもののほか、その取扱いを定めることにより、個人のプライバシーを保護し、当該行為が不当な目的に利用されることを防止するとともに、適正かつ円滑な事務処理を図ることを目的とする。

(閲覧の対象)

第2条　閲覧の対象は、法第11条第1項の規定及び政令第14条の規定に基づいて作成する市貝町住民基本台帳の一部の写しである閲覧専用リスト(以下「リスト」という。)によるものとする。

2　前項のリストには、次の各号に掲げる事項を記載するものとする。

(1)　住所

(2)　氏名

(3)　生年月日

(4)　性別

3　前項のリスト以外の閲覧又は消除された者に係る閲覧の請求又は申出については、これに応じないものとする。

4　リストは、7月1日を基準日として年1回更新し、町民くらし課に備えるものとする。

(閲覧の種類)

第3条　閲覧の種類は、次のとおりとする。

(1)　公用閲覧　法第11条第1項に規定する者による閲覧とする。

(2)　特定閲覧　法第11条の2第1項第3号に規定する者による閲覧とする。

(3)　不特定閲覧　法第11条の2第1項第1号及び第2号に規定する者による閲覧とする。

(閲覧の予約)

第4条　閲覧の予約については、先着順による予約制とし、閲覧申出者は閲覧をしようとする日(以下「閲覧日」という。)の1か月前(その日が町の休日に当たる場合はその翌日)から閲覧日前日までに、電話又は来庁により行うものとする。ただし、公用閲覧についてはこの限りではないものとする。

2　閲覧の予約時に確認する事項は次のとおりとする。

(1)　閲覧日及び閲覧時間

(2)　閲覧申出者の氏名(法人又は団体にあっては法人名又は団体名及び代表者名)

(3)　閲覧者の氏名

(4)　連絡先の電話番号

(5)　閲覧の目的

(閲覧申出書等及び添付書類)

第5条　公用閲覧による閲覧請求については、市貝町住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第1号又は様式第1号の2。以下「請求書」という。)の提出及び関係文書等を提示させるものとする。

2　特定閲覧による閲覧申出については、市貝町住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(様式第2号。以下「申出書」という。)及び正当な理由によるものであることを示す証明書類等を、閲覧日の1週間前までに提出させるものとする。

3　不特定閲覧による閲覧申出については、次の各号による取扱いとする。

(1)　法人、団体(以下「法人等」という。)による閲覧申出にあっては、申出書(様式第2号)、市貝町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する誓約書(様式第3号。以下「誓約書」という。)、プライバシーポリシー(現に作成しているものがない場合は、様式第4号による。)又はプライバシーマークが付与されていることを示す書類(以下「プライバシーポリシー等」という。)、利用目的に係る調査票や案内等の送付物(以下「調査票等」という。)及び申出の同一年度内に交付された法人登記簿又は大学の委員会若しくは学部長による証明書等(以下「法人登記簿等」という。)を閲覧日の1週間前までに提出させるものとする。ただし、法人登記簿等については、提示によることもできるものとし、その場合写しを保存するものとする。

(2)　前号以外の者にあっては、申出書、誓約書、プライバシーポリシー等、利用目的に係る調査票等及び事業内容又は活動内容の分かる資料を閲覧日の1週間前までに提出させるものとする。

(閲覧請求者等の資格及び請求事由等の確認)

第6条　公用閲覧による請求者の資格については、請求書の記載、公印により確認するものとする。

2　特定及び不特定閲覧による申出者の資格については、申出書の記載、自署及び押印により確認するものとする。

3　請求事由又は利用目的については、請求書又は申出書及び添付書類により確認するものとする。

4　請求又は申出内容に疑わしい点があるなど、必要と認めるときは、関係文書等の提示を求め又は当該請求者若しくは申出者が所属する機関若しくは法人等に対して、照会を行うものとする。

5　前4項の確認をしたときは、その内容及び方法を請求書又は申出書の所定欄に補記するものとする。

(閲覧者の本人確認)

第7条　公用閲覧による閲覧者については、閲覧日当日に国又は地方公共団体の職員であることを示す身分証明書等の提示を求めて本人確認をするものとする。

2　前項の場合において、必要と認めるときは、当該請求に係る国又は地方公共団体に対して照会を行うものとする。

3　前2項の確認をしたときは、その内容及び方法を請求書の所定欄に補記するものとする。

4　特定閲覧及び不特定閲覧による閲覧者については、閲覧日当日に住民基本台帳カード等の本人の写真が貼付された官公署発行の身分証明書等又は閲覧者が本人であることを確認するため郵送により当該閲覧者に対して文書で照会したその回答書(様式第5号)及び町長が適当と認める書類の提示を求めて本人確認をするものとする。

5　前項の場合において、必要と認めるときは、当該申出に係る法人等に対して照会を行うものとする。

6　前2項の確認をしたときは、その内容及び方法を申出書の所定欄に補記するものとする。

(閲覧行為の制限)

第8条　閲覧については、次の各号により取扱いを制限するものとする。ただし、公用閲覧については、第2号から第4号までの規定(第2号の町の休日に当たる部分を除く。)についてこの限りではないものとする。

(1)　閲覧時間は、午前9時から午後零時まで及び午後1時から午後4時までとする。

(2)　町の休日及び町の休日の翌日は、閲覧の許可をしない。

(3)　3月から5月までの事務繁忙月については、閲覧の許可をしないことができる。

(4)　閲覧者の人員は、1日2名以内とし、同一法人又は同一団体につき1名とする。

(5)　閲覧による記載の転記は、所定の市貝町住民基本台帳閲覧専用転記用紙(様式第6号。以下「転記用紙」という。)で行うものとする。

(閲覧の拒否)

第9条　閲覧の請求又は申出内容について、次の各号に該当する場合には、当該請求又は申出に応じないものとする。

(1)　請求者又は申出者が、請求又は申出内容を明らかにしないとき。