○市貝町総合戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成13年6月7日
訓令第6号
(目的)
第1条 この要領は、市貝町における総合戸籍情報システム(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより、戸籍、除籍、附票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する情報をいう。
(3) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編成及び記録、受付帳の作成、戸籍・除籍の検索及び発行事務、戸籍に関する統計事務並びに戸籍附票、人口動態統計等の戸籍関連事務の範囲とする。
(保護管理者の設置)
第5条 戸籍情報システムの的確な管理と、その保護に万全を期するため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、町民くらし課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第6条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍データの異常の有無及びプログラムの障害の有無について定期的に又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(端末機取扱責任者)
第7条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、取扱責任者に戸籍住民係長を充てる。
(戸籍データの保護)
第8条 保護管理者は、戸籍データの遺漏、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 入出力データは、不用となった時点で速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
3 戸籍データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。
4 端末機の設置は、外部者から内容が読み取れない位置及び角度に配置しなければならない。
(戸籍データの管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムによる処理に当たり、次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は施錠ができ、持ち運びができない戸籍情報システム専用ラックに保管する等安全を確保するとともに厳重に管理する。
(2) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、復元できない方法により処分する。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 保護管理者は、ドキュメントの外部持出し、複写又は廃棄のときは、外部に情報が流出することのないよう厳重に管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、端末装置の操作担当者(以下「戸籍担当職員」という。)を識別し、その処理する業務の範囲を定め個別にパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時にパスワードの更新をし、厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを戸籍担当職員以外の者に漏らしてはならない。
4 戸籍担当職員は、定められた業務の範囲を越えて操作してはならない。また、自己のパスワードを他人に漏らし使用させてはならない。
(端末機の操作)
第12条 端末機の操作は、保護管理者の定めた戸籍担当職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフトウェアの管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を保管しなければならない。
(出力帳票の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の安全を確保しなければならない。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記載しておかなければならない。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、裁断等復元できない方法により処分しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシーの保護に関する意識の高揚とシステムの安全対策の推進を図るため、戸籍担当職員に対して年1回以上の教育及び研修を実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じ開催する。
3 会議は、保護管理者及び戸籍担当職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民くらし課において処理する。
附則
この訓令は、戸籍法第117条の2第1項の規定に基づく法務大臣の指定を受けた日から施行するものとする。
指定日 平成13年6月9日
附則(平成17年2月3日訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成23年2月10日訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
別表(第13条関係)
総合戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
名称 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | 施錠できるサーバ機 | サーバの保管は施錠のできる保管庫に管理する。 |
戸籍用端末機 | 保護管理者 | パスワードによる起動 | 保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し、起動させる。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | バックアップ記録リスト | バックアップ記録リストは定期的に印字し、バックアップした媒体とともに、施錠できる耐火性保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | 保護管理者 | 複写及び変更不可能のプログラム保護 | プログラムを複写変更させないための保安措置をソフトに講じる。 |